Le programme ACTES : aide au contrôle de légalité dématérialisé

- transmettre par voie électronique instantanément à la préfecture les actes soumis au contrôle de légalité à tout moment, 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24, avec la possibilité d'annuler un envoi en cas d'erreur.

- recevoir en temps réel l'accusé de réception électronique ayant une valeur légale de la part de la préfecture, sous réserve des formalités particulières de publication et de notification. En effet, durant les jours ouvrés, l'application génère, de manière automatique et instantanée, un accusé de réception qui permet d'attester du caractère exécutoire de l'acte sans devoir attendre le retour du document revêtu du cachet de la préfecture.

- réduire les impressions sur papier (objectif de développement durable) ;

- réduire les coûts d’impression et d’envoi par La Poste et/ou du temps fonctionnaire lié aux tâches de reprographie et au transport des actes par les huissiers, les chauffeurs, etc. ;

- promouvoir et de prolonger la chaîne de dématérialisation de l’e-administration territoriale en lien avec la production électronique des actes, avec la chaîne comptable et financière, et de contribuer à la protection de l’environnement ainsi qu’à l’augmentation de l’efficience de l’administration.

Les documents ci-dessous permettent de s'engager dans la procédure Actes : la convention type pour la transmission des actes par la collectivité, l'avenant pour la transmission des actes budgétaires, l'avenant relatif au changement d'opérateur, la liste des opérateurs de télétransmission agréés par le ministère de l'Intérieur et de la nomenclature pour la classification des actes.

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Dans le cadre du plan vigipirate, les mesures de sécurité et de protection mises en œuvre au sein de la Préfecture des Deux-Sèvres modifient les modalités d'accès des élus ou agents des collectivités se rendant à la cité administrative : présentation à l'accueil général d'une pièce d'identité et enregistrement sur un registre avant de pouvoir se rendre dans les locaux du bureau des collectivités territoriales et de la coopération intercommunale. 

Pour les mairies qui n'utilisent pas la télétransmission des documents soumis au contrôle de légalité, un nouveau dispositif de dépôt des documents est mis en place au 1er septembre 2016.

L'accès aux bâtiments de la cité administrative est réservé aux seules personnes porteuses d'un badge ou ayant pris rendez-vous et le dépôt des actes soumis au contrôle de légalité s'effectue au bureau du courrier, situé rue de l'Abreuvoir, selon les modalités suivantes  :

• Les agents des différentes collectivités se présentent au portail situé rue de l'abreuvoir, sonnent puis déclinent leur identité et le motif de leur venue par l'interphone. Un enregistrement de leur identité est effectué sur un registre dédié à cet effet au sein du bureau du courrier avant le dépôt des documents à viser.

Ces actes ne sont  plus enregistrés immédiatement  mais le sont dans un délai de 48 h à l'issue duquel ils peuvent soit être repris par les collectivités soit retournés par voie postale. Ce dépôt s'effectue aux jours et heures suivants à la préfecture :

mardi, mercredi et vendredi de 9 h à 11 h 30. 

Les  mêmes  dispositions  sont  mises  en  œuvre  en sous-préfectures. Le dépôt des documents pourra être réalisé après avoir pris un rendez-vous par messagerie auprès de la :

- sous-préfecture de Bressuire : sp-bressuire@deux-sevres.gouv.fr

- sous-préfecture de Parthenay : sp-parthenay@deux-sevres.gouv.fr

Cette organisation ne permettra donc plus de disposer aussitôt de documents visés même en cas de délais contraints.